Torba nestane u sekundi, a problemi ostaju danima: Za ovih pet dokumenata trebali biste imati digitalne kopije
Torba nestane u nekoliko sekundi, a s njom putovnica, novčanik i svi papiri kojima dokazujete tko ste. U inozemstvu to znači odlazak u veleposlanstvo ili konzulat vlastite države. Ondje se identitet dokazuje obrascima i izjavama, a čekanje na putni list lako potraje nekoliko dana.
Krađa je samo jedan od načina na koji ljudi ostaju bez isprava. Istu štetu mogu napraviti požar, poplava, ucjenjivački program na računalu ili kutija s papirima zagubljena pri selidbi. Nabava novih isprava traje tjednima jer uključuje zahtjeve, ovjere i pristojbe, a skeniranje i pohrana dokumenata u digitalnom obliku stanu u jedno poslijepodne. Važno je i gdje će digitalne kopije stajati, jer skenirana putovnica i liječnički nalazi ne pripadaju u istu mapu s fotografijama s ljetovanja.
Pet dokumenata koje vrijedi skenirati još danas
U prosječnom se kućanstvu nakupe stotine papira, no samo nekolicina zaustavlja svakodnevicu kada nestane. Račun za struju ponovno ćete preuzeti u nekoliko minuta. Isprave koje dokazuju tko ste, na što imate pravo i što posjedujete drukčija su priča. Neki se izvadci danas mogu zatražiti i elektronički, ali putovnica, osobna iskaznica i većina ugovora i dalje traže dolazak na šalter, dogovoren termin ili suradnju druge strane.
Popis koji slijedi obuhvaća identitet, obiteljski status, osiguranje, zdravlje i imovinu. U tim se područjima nakon nezgode najčešće traži dokaz na papiru. Digitalna kopija nijedne od tih isprava ne vrijedi kao izvornik, ali sadrži sve podatke potrebne za brži postupak zamjene.
Putovnica i osobna iskaznica
Tim dvjema ispravama pred svakom službom dokazujete svoj pravni identitet. Bez njih ćete teško prijaviti krađu, podići gotovinu na šalteru banke ili se prijaviti u hotel. Za povratak preko granice diplomatsko ili konzularno predstavništvo izdaje vam putni list.
Digitalna preslika skraćuje postupak jer službenik odmah vidi broj isprave, datum izdavanja i naziv tijela koje ju je izdalo. Broj putovnice rijetko tko zna napamet, pa se bez preslike ti podaci moraju tražiti službenim putem. Uz stranicu putovnice s osobnim podacima spremite obje strane osobne iskaznice i jednu fotografiju za isprave.
Rodni list i vjenčani list
Rodni i vjenčani list dokazuju srodstvo, dob i bračni status. Traže se pri zahtjevu za novu putovnicu, u viznim postupcima, ostavinskim raspravama i imovinskim sporovima te pri ostvarivanju obiteljskih naknada. Godinama stoje u ladici, a onda zatrebaju u roku od nekoliko dana.
Mnoge institucije prihvaćaju samo izvadak iz matične knjige ne stariji od šest mjeseci, pa novi primjerak mora zatražiti i onaj tko izvornik uredno čuva. Preslika ne zamjenjuje novi izvadak, ali iz nje odmah prepisujete OIB, mjesto i datum upisa te naziv matičnog ureda. Upravo te podatke obrazac traži, a gotovo ih nitko ne pamti.
Police osiguranja
Osiguranje zatreba upravo onda kada nitko nema vremena za pretraživanje ladica. Nakon prometne nesreće, provale ili iznenadne bolesti u inozemstvu trebaju vam broj police, opseg pokrića i telefon za prijavu štete. Neke police propisuju prijavu u roku od svega 24 sata.
Preslika police najprije služi pri prijavi štete osiguravatelju, gdje se broj police upisuje u prvi redak obrasca. Trebat će vam i u bolnici, ordinaciji ili agenciji za najam vozila, koje bez potvrde o pokriću traže polog ili plaćanje unaprijed. Služba za pomoć također prije organizacije prijevoza ili liječenja provjerava je li polica valjana.
Uz policu spremite kratku tekstualnu bilješku s imenom osiguravatelja, brojem police, datumom isteka i brojem za hitne slučajeve. Držite je u memoriji telefona, a ne samo u oblaku, jer ćete je tako otvoriti i ondje gdje mreža radi loše ili je uopće nema.
Medicinska dokumentacija i recepti
Liječnik u stranoj bolnici o vama ne zna ništa, a o terapiji često odlučuje u nekoliko minuta. Podatak o alergiji na određeni antibiotik ili o lijeku za razrjeđivanje krvi izravno utječe na to koju ćete terapiju dobiti.
Na jednom mjestu držite podatke o alergijama i nuspojavama lijekova, krvnu grupu, dijagnoze kroničnih bolesti poput šećerne bolesti ili epilepsije te popis lijekova koje uzimate, uz djelatnu tvar i dozu. Djelatna tvar važnija je od zaštićenog imena jer se isti lijek u drugim državama prodaje pod drugim nazivom. Izvan Europske unije hrvatski recept uglavnom ne vrijedi, no i ondje dokazuje da terapiju uzimate redovito. To stranom liječniku ili ljekarniku olakšava odabir zamjenskog lijeka.
Vlasnički listovi i ugovori
Zemljišnoknjižni izvadak dokazuje vlasništvo nad nekretninom. Za vozilo se kao dokaz koriste kupoprodajni ugovor i prometna dozvola, u kojoj je upisan vlasnik. Ugovori, oporuke i punomoći uređuju prava i obveze koje iz toga proizlaze. Gubitak izvornika sam po sebi ne poništava vaše pravo, ali ga bez isprave dokazujete sporo i skupo.
Način zamjene ovisi o vrsti isprave. Zemljišnoknjižni izvadak lako se ponovno dobiva, pa i elektronički, jer se podaci vode u javnom registru. Ugovor sklopljen između dviju strana postoji samo kod potpisnika. Ako je ovjeren kod javnog bilježnika, primjerak se traži iz bilježničke pismohrane, a ako nije, jedini preostali izvor je druga ugovorna strana. Zato se neovjereni ugovor najlakše izgubi zauvijek.
Pred sudom i javnim bilježnikom digitalna preslika ne vrijedi kao izvornik. Dok traje postupak zamjene, iz nje ipak doznajete točne uvjete, rokove, iznose i odredbe o raskidu. To je često dovoljno za pregovore, dopisivanje s drugom stranom ili savjetovanje s odvjetnikom prije nabave novog primjerka.
Skeniranje koje se poslije može upotrijebiti
Mutna fotografija snimljena mobitelom u polumraku rijetko prolazi ondje gdje je najpotrebnija, jer službenik provjerava samo ono što vidi na zaslonu. Preslika najčešće ne posluži zbog presavijenog ruba, odsjaja bljeskalice na zaštitnoj foliji ili prsta preko kuta stranice.
Namjenske aplikacije poput Adobe Scana ili CamScannera, kao i skener ugrađen u Google Drive i OneDrive, same prilagođavaju kontrast i ispravljaju perspektivu snimljenu pod kutom. Dokument položite na tamnu podlogu uz raspršeno dnevno svjetlo sa strane. Bljeskalicu isključite jer na plastificiranim ispravama stvara bijelu mrlju preko podataka. Prije spremanja povećajte sliku i provjerite jesu li sitni tisak, pečati i brojevi isprava čitljivi. Datoteke spremajte u PDF formatu, a isprave koje se najteže nadomještaju skenirajte plošnim skenerom pri razlučivosti od 300 dpi.
Pravilo tri kopije
Stručnjaci za sigurnosne kopije preporučuju da svaki važan podatak postoji u tri primjerka, na dvije različite vrste medija, pri čemu je jedan primjerak izvan mjesta na kojem stoje ostali. Za osobne isprave to znači izvornik, stalno dostupnu digitalnu presliku i još jednu presliku koja ostaje sačuvana i kada dom više nije siguran.
Izvornike držite u vatrootpornom sefu ili na stalnom mjestu u kući koje znaju svi ukućani. Digitalne kopije spremite u pouzdanu pohranu u oblaku kojoj pristupate s bilo kojeg uređaja. Za treću presliku razmislite o šifriranom vanjskom disku kod osobe od povjerenja ili o bankovnom sefu. Požar uništava sve na jednoj adresi, a ucjenjivački program može zaključati i mapu koja se automatski sinkronizira s oblakom, pa provjerite čuva li vaša usluga starije inačice datoteka.
Kada standardna zaštita nije dovoljna?
Standardna pohrana u oblaku šifrira datoteke tijekom prijenosa i dok stoje na poslužitelju, a pristup štite lozinka i dvostruka provjera identiteta. Za fotografije i radne dokumente to je dovoljna razina zaštite.
Putovnica, nalazi i pravni ugovori traže dodatni sloj, a razlika je u tome tko drži ključ za šifriranje. Kod uobičajene pohrane ključ čuva davatelj usluge. Tako rade Google Drive, Dropbox i standardna pohrana u oblaku Koofr, pa tehnička mogućnost pristupa sadržaju postoji. Kod šifriranja na strani korisnika, poznatog i kao šifriranje s nultim znanjem, ključ ima isključivo vlasnik datoteka. Datoteka se šifrira na uređaju prije slanja u oblak, a davatelj usluge na poslužitelju vidi samo nečitljiv niz podataka. Cijena takve zaštite je nepovratnost: tko zaboravi lozinku, trajno gubi pristup datotekama.
Koliko stoji zaštita i gdje čuvati lozinku?
Skeniranje najvažnijih isprava traje manje od sat vremena, a pohrana sa šifriranjem na strani korisnika stoji nekoliko eura mjesečno. Žurno izdavanje nove putovnice, ovjere kod javnog bilježnika i novi izvadci taj iznos premašuju već pri prvom izgubljenom dokumentu, ne računajući vrijeme provedeno na šalterima.
Skenirane isprave složite u mape s jasnim nazivima, primjerice “Identitet”, “Zdravlje” i “Imovina”, kako biste ih u stresnoj situaciji pronašli bez pretraživanja. Lozinku zapišite na papir koji čuvate uz izvornike ili je spremite u upravitelj lozinki kojem pristupate neovisno o telefonu. Najvažnije podatke, poput broja putovnice i broja police, držite i u izvanmrežnoj bilješci na telefonu, jer internetska veza u stranom gradu nije uvijek dostupna, prenosi N1.
